Google Meet schreibt ab heute mit. Entschieden hat das niemand in Ihrem Betrieb.
Eine neue Voreinstellung bei Google Workspace, und warum sie eine Aufgabe für Ihre Geschäftsleitung ist und nicht nur für die IT.
Für Geschäftsführung und KI-Verantwortliche · Veröffentlicht: 22. Oktober 2026 um 13:57
Hinweis zur KI-NutzungDieser Deep Dive wurde mit KI-Unterstützung recherchiert und verfasst. Jede Kernaussage ist an einer selbst abgerufenen Quelle geprüft, und am Ende steht, was nicht belegt werden konnte. Er ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung. Redaktionell verantwortlich: Ingo Günther, KI Academy Leipzig.
Was passiert ist. Seit dem 29. September 2026 ist in Google Meet die automatische Besprechungsmitschrift („Notizen erstellen“, englisch „Take notes for me“) bei den Tarifen Business Standard und Business Plus standardmäßig eingeschaltet. Bei den Enterprise-Tarifen bleibt sie standardmäßig aus. Google hat das am 22. September angekündigt, die Umstellung läuft schrittweise und kann länger als 15 Tage dauern.
Warum das mehr ist als ein Funktionsupdate. Die Funktion gibt es seit 2024. Neu ist nur die Voreinstellung, und die trifft genau die Tarife, die kleine und mittlere Betriebe buchen. Bisher lief eine Mitschrift, weil jemand sie gestartet hat. Künftig läuft sie, weil niemand sie abgeschaltet hat. Nach der DSGVO ist für Voreinstellungen nicht der Hersteller verantwortlich, sondern Ihr Betrieb.
Was sich genau ändert
| Tarif | Voreinstellung ab 29.09. | Was das praktisch heißt |
|---|---|---|
| Business Standard, Business Plus die typischen KMU-Tarife | Ein | Besprechungen werden automatisch zusammengefasst, solange niemand die Einstellung ändert |
| Enterprise Standard, Enterprise Plus, Frontline Plus sowie Google AI Pro for Education | Aus | Alles bleibt, wie es war, bis jemand die Funktion aktiv einschaltet |
Dazu kommen zwei neue Stellschrauben. Die Administration kann jetzt eine dritte Stufe wählen: automatische Notizen nur bei Besprechungen ab drei Teilnehmenden. Und die einzelnen Nutzer:innen können laut Google die Vorgabe der Administration für ihre eigenen Besprechungen ändern, auch in Richtung „immer an“.
Was die Funktion tut: Gemini hört mit, schreibt eine Zusammenfassung mit nächsten Schritten in ein Google-Dokument, legt es im Drive der Person ab, die eingeladen hat, und schickt danach einen Link. Deutsch gehört zu den acht unterstützten Sprachen.
Wer entscheidet, ob mitgeschrieben wird?
Ob in einer Besprechung mitgeschrieben wird, entscheiden vier Stellen nacheinander. Seit heute gilt: Wer auf seiner Stufe nichts tut, übernimmt die Entscheidung der Stufe davor. Und die erste Entscheidung hat Google getroffen.
Legt die Voreinstellung je Tarif fest.
Seit 29.09.: bei Business „Ein“.
Setzt die Vorgabe für die ganze Organisation oder einzelne Gruppen: aus, ein oder ab drei Teilnehmenden.
Wenn niemand handelt: Googles Wert gilt.
Kann für eigene Termine abweichen und bestimmt, wer die Notizen bekommt: alle Gäste, auch externe, nur interne oder nur die Gastgeber.
Wenn niemand handelt: Vorgabe der Stufe 2.
Sehen ein Stiftsymbol und einen Hinweis. Stoppen können nur interne Teilnehmende.
Externe Gäste können nur zustimmen oder gehen.
Lesart: Die Entscheidung fällt auf der ersten Stufe, auf der jemand bewusst handelt. Handelt niemand, hat Google für Sie entschieden.
Eine Voreinstellung ist eine Entscheidung, die jemand anderes für Sie getroffen hat. Sie gilt trotzdem als Ihre.
Drei Rechtsfragen, die jetzt bei Ihnen liegen
1. Datenschutz: Voreinstellungen sind Ihre Pflicht
Art. 25 Abs. 2 DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen, also Ihren Betrieb, durch Voreinstellung nur die Daten zu verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Satz 3 wird noch deutlicher: Voreinstellungen dürfen Daten nicht ohne Zutun der Person einer unbestimmten Zahl von Menschen zugänglich machen. Wenn Google für Ihren Tarif „Ein“ voreinstellt, bleibt das Ihre Voreinstellung, solange Sie sie nicht ändern.
2. Betriebsrat: Mitbestimmung hängt nicht an Ihrer Absicht
Wo es einen Betriebsrat gibt, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen mit, die „dazu bestimmt“ sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht legt das weit aus: Es genügt, dass eine Einrichtung objektiv geeignet ist, solche Informationen zu erheben. Ob Sie überwachen wollen, spielt keine Rolle. Das Gericht hat das 2022 ausdrücklich für Microsoft Office 365 entschieden. Eine automatische Besprechungszusammenfassung mit Namen und Aufgaben ist ein naheliegender Anwendungsfall.
3. Strafrecht: offen, und genau deshalb heikel
§ 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Ob eine KI-Mitschrift, die das Gesprochene nur kurz zwischenspeichert, eine „Aufnahme“ in diesem Sinn ist und was sie „befugt“ macht, ist in der Fachdiskussion umstritten. Die Praxisempfehlung lautet einheitlich: Alle vorher informieren, in der Einladung und beim Start. Wer dann bleibt und spricht, gilt nach verbreiteter Auffassung als einverstanden. Genau diese Information in der Einladung fehlt aber, wenn die Mitschrift von selbst anspringt.
Die Stolperfallen
Was das für Ihren Betrieb heißt
- Die Einstellung bewusst setzen, jetztDiese Woche
Lassen Sie Ihre Workspace-Administration die Meet-Einstellung auf „Aus“ oder „ab drei Teilnehmenden“ setzen, je nach Ihrer Entscheidung. Notieren Sie Datum und Begründung. Die Umstellung läuft über mehrere Wochen, Sie können also noch vor ihr handeln.
- Tabuzonen festlegen
Bewerbungsgespräche, Personal- und Kritikgespräche, Gespräche zum betrieblichen Eingliederungsmanagement, Sitzungen des Betriebsrats und alles mit Gesundheitsdaten. Dort wird nicht automatisch mitgeschrieben. Das empfiehlt auch die Mustervereinbarung der GDD.
- Externe vorher fragen
Kund:innen und Bewerber:innen sind nicht Ihre Beschäftigten, für sie gilt keine interne Regel. Informieren Sie in der Einladung und holen Sie eine aktive Zustimmung ein. Stellen Sie die Weitergabe der Notizen auf „nur intern“ oder „nur Gastgeber“. Denken Sie daran: Externe Gäste können die Mitschrift selbst nicht stoppen.
- Betriebsrat einbinden, oder eine Richtlinie schreiben
Mit Betriebsrat: Die Voreinstellung ist ein guter Anlass, das Thema jetzt auf den Tisch zu legen und nicht erst, wenn er es selbst entdeckt. Ohne Betriebsrat: Eine kurze interne Richtlinie klärt, wofür die Mitschrift gedacht ist und wofür nicht, zum Beispiel keine Leistungskontrolle.
- Notizen als Entwurf behandeln
Google schreibt selbst, dass Zusammenfassungen unvollständig oder ungenau sein können. Eine Zusage, die in den KI-Notizen steht, ist erst verbindlich, wenn ein Mensch sie geprüft hat. Niemandem sollte eine Aussage vorgehalten werden, die nur aus einer ungeprüften Zusammenfassung stammt.
Zum Abhaken
- Meet-Einstellung „Notizen erstellen“ in der Administration geprüft und bewusst gesetzt
- Voreingestellte Weitergabe der Notizen geprüft (alle Gäste, intern oder nur Gastgeber)
- Tabuzonen schriftlich festgelegt und im Team bekannt gemacht
- Textbaustein für Einladungen mit externen Gästen vorbereitet
- Betriebsrat informiert oder interne Richtlinie entworfen
- Datenschutzbeauftragte:n einbezogen und Entscheidung dokumentiert
Ein Werkzeug, das von selbst anspringt, braucht die Regel, bevor es anspringt. Nicht danach.
Quellen
- Google Workspace Updates: New Google Meet „Take notes for me“ settings for admins and end users take effect September 29th, 22.09.2026Primärquelle des Herstellers für Tarife, Voreinstellungen, die neue Stufe „ab drei Teilnehmenden“ und den Rollout. Belegt, was Google ändert, nicht wie es rechtlich zu bewerten ist.workspaceupdates.googleblog.com
- Google Meet Hilfe: „Notizen erstellen“ in Google Meet, sowie: Einstellungen in Calendar und MeetHerstellerdokumentation zu Hinweis an Teilnehmende, Speicherort, Weitergabeoptionen, Sprachen und Genauigkeit. Stand beim Abruf am 29.09.2026.Funktion · Einstellungen
- Art. 25 Abs. 2 DSGVO, Datenschutz durch datenschutzfreundliche VoreinstellungenGesetzestext. Trägt die Kernaussage, dass die Pflicht beim Verantwortlichen liegt.dsgvo-gesetz.de
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 08.03.2022, 1 ABR 20/21Gesetzestext und höchstrichterliche Auslegung („objektiv geeignet“, Rn. 30), entschieden am Beispiel Microsoft Office 365. Belastbar. Ob eine konkrete Einführung mitbestimmungspflichtig ist, bleibt eine Einzelfallfrage.gesetze-im-internet.de · bundesarbeitsgericht.de
- GDD-Erfa-Kreise Dortmund, Essen, Freiburg und Köln: KI-gestützte Transkription von Videokonferenzen, Version 1.2 vom 09.06.2026Gesamtkonzept mit Mustervereinbarung, Richtlinie und Verhaltenskodex, erstellt von Datenschutzbeauftragten aus Unternehmen. Quelle für „standardmäßig deaktiviert“, die Tabuzonen und den Umgang mit Externen. Praxisempfehlung, keine behördliche Vorgabe.gdd.de (PDF)
- § 201 StGB und Thomas Werning: Diskussionspapier „KI-gestützte Meeting-Transkription und § 201 StGB“, 2025Gesetzestext und ein Diskussionsbeitrag, der die offene Auslegung von „unbefugt“ darstellt. Belegt, dass die Frage umstritten ist, nicht wie sie zu entscheiden ist.gesetze-im-internet.de · werning.com (PDF)